Les documents administratifs sont des actes importants qui relatent les activités dirigées par l’entreprise. Il convient ainsi de les conserver afin qu’ils ne détériorent pas. On remarque cependant que la conservation des documents administratifs requiert le respect de quelques conditions ainsi qu’un savoir-faire pointilleux. Nous vous proposons dans cet article, quelques techniques qui vous permettront de procéder à la conservation de vos documents.
Conserver sur un support électronique
Les documents administratifs d’une société doivent être conservé afin qu’ils puissent être utilisé à tout moment. La conservation sur un support électronique se fait en suivant plusieurs étapes. Il faut d’abord commencer par l’acquisition des documents en procédant à leur numérisation. La société peut utiliser un logiciel informatique ou un réseau informatique pour numériser tous ses documents. Vous pourrez ainsi répertorier rapidement vos documents de façon numérique. Faites un tour sur ce site pour plus de détails.
Il faudra ensuite procéder au classement des documents. Ces derniers doivent être classés en fonction de leur description et de ce qu’ils contiennent. Le classement peut ainsi se faire en fonction de plusieurs facteurs que sont ; le type de document, du titre, de l’auteur et d’autres choses. L’entreprise peut aussi décider de personnaliser son classement en fonction des activités qu’elle mène, de ses fournisseurs ou de ses clients.
La dernière étape de la conservation sur un support numérique est relative au stockage des documents. Les documents peuvent être stockés sur les réseaux informatiques.
Le seul inconvénient de la conservation des documents d’une entreprise sur un support numérique réside dans la connaissance obligatoire des notions en informatique.
Conserver sur un support papier et dans des cartons
Certaines conditions doivent être respectées pour la bonne conservation des documents administratifs sur un support papier. L’environnement est un facteur qui facilite la conservation des documents pendant longtemps. Il faudra ainsi contrôler la température du milieu ainsi que la luminosité, empêcher l’accès aux rongeurs et aux insectes. Il faudra aussi prévenir les risques d’incendies et d’inondations. Pensez aussi à renforcer votre système de sécurité pour éviter les risques de vol. Les documents peuvent également être conservé dans des cartons et ce sans aucune difficulté.
Articles similaires
